Étude de cas
Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine
Les défis
du CAB
Notre force chez Géant du Web, c'est le sur mesure !
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Client
Fork
Popote
Bork
Transport
Bjork
Popote
Awoo
Tableau de bord
Clients
Liste et fiche
Le gestionnaire de client permet de garder toutes les informations d'un client à la même place même si celui-ci utilise plusieurs services.
La liste affiche l'ensemble des clients avec un système de recherche permettant de rechercher par certains critères : mots-clé, municipalité, services utilisés, etc.
La fiche rassemble plusieurs sections permettant d'avoir une panoplie d'informations pertinentes à propos du client :
- Les services utilisés
- Les informations générales
- Les contacts en cas d'urgence / intervenants
- Les crédits au compte
- Les notes
- Les fichiers
- L'historique
Clients
Volets services
Volet transport
Les volet transport permet d'ajouter des informations spécifiques, utiles pour le service des transports.
Les informations importantes affichent chaque fois que le client est sélectionné dans une demande de transport.
- Les besoins physiques et cognitifs du client
- La note pour les transports
- La liste noire
- Les contraintes de genre
- Les informations générales
Volet popote
Le volet popote roulante permet d'ajouter les informations spécifiques du client pour ce service :
- Allergies
- Note sur la diète
- Note pour la livraison des repas
- Routes de livraison
- Diabète
- Etc.
Volet visites et appels d'amitié
Le volet visites et appels d'amitié permet de jumeler un bénévole et un client et de laisser des notes.
Il est possible de mettre fin à un jumelage et de sortir un rapport de l'historique de jumelage pour ce client
Bénévoles
Liste et fiche
Popote
Menu
Menu mensuel
Notre menu mensuel permet normalement de sélectionner 1 soupe, 1 repas et 1 dessert, pour chaque journée de livraison. Pour ce projet, il fallait pouvoir avoir 2 repas différents, pour chaque journée, sans soupe, ni dessert. Nous avons donc ajuster le menu pour correspondre à ces besoins.
À partir du menu mensuel, il est possible d'annuler une journée de livraison (x) ou de la déplacer à un autre jour (flèche).
Menu mensuel différent selon la route
Un défi de ce projet était de pouvoir avoir plusieurs menus pour le même mois puisque les repas livrés sont différents dépendamment de la route.
Afin de répondre à ce besoin, nous avons créer des divisions qu'il est maintenant possible de sélectionner :
- À la création du menu
- À la création de la route
Cela nous permet de faire la liaison et d'afficher les bons menus dans les commandes de chaque client en fonction de leur route de livraison.
3e repas disponible tous le mois
Une demande spéciale de notre client était de pouvoir ajouter la possibilité de commander un 3e repas, qui est toujours le même, à tous les jours.
Afin de ne pas avoir à le choisir manuellement dans chaque journée du menu, nous avons ajouter une option, à la création du menu, de pouvoir choisir son 3e repas qui affiche, à tous les jours, dans les commandes, automatiquement.
Popote
Horaires
Horaires de livraison
Les horaires permettent d'assigner un chauffer (et un baladeur, si désiré) pour chaque journée de livraison de chaque route.
Pour les chauffeurs qui font les même livraison, chaque semaine, il est possible de mettre des récurrence pour qu'ils soient automatiquement assignés, chaque semaine.
Il est possible d'envoyer les listes de livraison, par courriel, au chauffeur ou de télécharger les besoin de repas chauds et/ou congelés pour la semaine, ou pour chaque journée/ chaque route.
Liste de livraison
Nous générons normalement une liste de livraison pour chaque route, à chaque jour.
Afin de s'adapter aux besoins de notre client, nous avons générer les feuilles de livraison hebdomadaires.
**Les informations des clients ont été masquées.**
Popote
Routes de livraison
Le système des routes de livraison permet d'assigner tous les clients de la popote roulante sur différentes routes. Le client peut ajouter un nombre illimité de routes et ajouter le nombre de clients qu'il souhaite sur chacune d'entre elles.
Chaque route peut ensuite être optimisée par Google Map dans le but d'avoir un trajet avec le moins de kilométrage possible.
Le client a toujours la possibilité de modifier l'ordre manuellement si la proposition de Google ne lui convient pas.
En fonction de la configuration des routes, le système créera automatiquement les listes de livraison en fonction des commandes et des absents, pour chaque livraison.
**Notez que les noms et adresses sur les maquettes sont des données fictives**
Indemnisation chauffeur
Nous offrons normalement une indemnisation pour le chauffeur au kilométrage. Afin de s'adapter au besoin de notre client, nous avons ajouter la possibilité d'avoir une indemnisation avec un montant fixe + un montant au kilométrage ou un montant fixe + un montant par cabaret livrée.
Chaque route peut avoir une indemnisation différente. Ces informations sont reconduites dans notre option qui permet de faire le remboursement au bénévole pour ses livraisons.
Popote
Plats chauds et congelés
Gestion des plats chauds
La liste des plats permet de voir tous les plats qui ont été ajoutés avec les détails des prix et note. À partir de la liste, il est facile de cliquer pour ajouter / modifier / supprimer un plat.
Lors de l'ajout d'un plat, vous pouvez indiquer le nom, les prix, cocher les allergènes et inscrire une note.
Lors de la modification d'un plat, vous pouvez, en plus, voir l'historique des prix pour ce plat.
Gestion des plats congelés
Les plats congelés fonctionnent exactement comme les plats chauds sauf qu'il est possible d'ajouter un nombre en inventaire.
Popote
Commandes manuelles de repas chauds
Les commandes de repas chauds pour ce client sont des commandes mensuelles et manuelles.
La liste des commandes permet de filtrer par route et de changer de mois au besoin. Il est donc possible de faire les commandes du mois de mars et du mois d'avril, en même temps, si le menu est configuré.
Il est également possible de rapidement rechercher un client en inscrivant son nom dans le champ de recherche.
La fiche permet de sélectionner les repas désirés pour chaque journée de livraison. Il est possible de commander des quantités différentes pour chacun des 3 repas suggérés.
Le total se calcul automatiquement et un bon de commande est créé à l'enregistrement de la commande.
Il est toujours possible de modifier la commande en modifiant les quantités ou en annulant une journée.
Option repas congelés
Il est possible, d'ajouter directement à la commande mensuelle, des repas congelés pour un chaque client.
Popote
Commandes de repas congelés
La commande de repas congelés permet de faire une sélection de repas parmi tous les repas congelés se trouvant dans le gestionnaire de repas.
Contrairement au repas chauds, il n'y a pas de menu, tous les repas sont toujours disponibles.
Le total se calcul automatiquement en fonction des prix des plats et il est possible de sélectionner la journée de livraison souhaitée.
Inventaire
Grâce à l'inventaire des repas, il n'est pas possible de commander plus de repas que ce qu'il y a en stock.
Les repas en rupture d'inventaire affichent en gris et ne sont pas commandables.
Lors de l'ajout de quantité, le chiffre change de couleur lorsqu'il atteint la quantité en stock.
Lors de l'annulation d'une commande, les quantités des plats annulées, retournent automatiquement dans l'inventaire.
Allergènes
Lors de la sélection d'un client, si celui-ci a des allergies qui sont compatibles avec les allergènes des plats, une alerte affiche à côté du nom du plat, indiquant qu'on ne doit pas commander ce repas pour ce client.
Transports
Liste des demandes
Permet de voir toutes les demandes de transport créées avec la possibilité de les filtrer selon plusieurs critères grâce au moteur de recherche.
Les demandes sont affichées dans la couleur de leur statut afin de voir rapidement l'état de la situation.
À partir de la liste des demandes, il est possible d'assigner un bénévole, de modifier le statut, d'ajouter une note ou de cliquer pour voir la demande complète.
Transports
Demande de transport
Création d'une demande de transport
La première étape est de sélectionner le client dans un menu déroulant qui affiche la liste de tous les clients qui ont le service des transports actif.
À la droite du formulaire de demande, la fiche du client sélectionné apparaît avec les informations pertinentes pour ses demandes de transport.
- Informations générales
- Besoins physiques et cognitif
- Note pour les transport
- Liste noire
- Restriction de genre
Par défaut, le système utilise l'adresse du client comme adresse de départ mais il est possible de décocher pour entrer une adresse manuellement si le client ne se trouve pas chez lui
Ensuite, il faut sélectionner le point de rendez-vous parmi la liste des points de rendez-vous configurés dans l'intranet. Il est aussi possible de cocher pour entrer un nouveau point de rendez-vous manuellement.
L'intranet permet également d'inverser le point de rendez-vous et le domicile du client dans les cas où il faut aller chercher un client à l'hôpital pour le ramener chez lui, par exemple.
Il faut sélectionner la date du transport dans un calendrier et indiquer l'heure du rendez-vous.
Une case à cocher ''Prévoir le retour'' permet d'indiquer au système que la facturation doit être aller-retour.
Il est possible d'ajouter des récurrences pour les cas de dialyse, par exemple.
Le système créera toutes les demandes de transport pour la période sélectionnée, pour les journées sélectionnées.
Par exemple, tous les lundis, mercredi, vendredi entre le 1er janvier et le 31 décembre.
Ne reste plus qu'à assigner un bénévole pour chacune de ces demandes.
Il est possible d'ajouter une note si ce transport a une particularité autre que la note des transports du client lui-même.
Par exemple :
- La clinique se trouve à proximité de la porte B.
- Utiliser le stationnement derrière l'édifice.
- Il y a des travaux sur la rue X il est préférable de passer par la rue Y.
Choisir un bénévole parmi la liste affichée dans le menu déroulant.
La liste affiche toujours les bénévoles disponibles qui sont le plus prêt du client, au plus loin.
Un code de couleur permet de connaître la charge de travail du bénévole pour cette journée.
- Vert : Disponible et rien de prévu
- Jaune : Disponible mais un transport en attente de confirmation
- Rouge : Disponible mais déjà un transport confirmé aujourd'hui
**Les noms des bénévoles ont été masqués**
Dès que le système a un client, un point de rendez-vous et un bénévole d'assigner. Il peut automatiquement afficher le coût à payer par le client et le coût à rembourser au bénévole en fonction de la grille de tarifs configurée dans ce projet.
Lorsque le transport est effectué, il est possible d'ajouter des informations supplémentaires telles que :
- Frais de repas
- Frais de stationnement
- Kilométrage excédentaire
- Temps du transport
Pour répondre aux besoins très spécifique du projet nous avons ajouter des cases à cocher personnalisée qui permettent de modifier les tarifs ou d'effectuer une action ponctuelle.
Double aller-retour : Permet de doubler le montant calculer par le système pour un aller-retour.
Commissions multiples : Permet d'ajouter un frais fixe au montant calculé par le système lorsque cette case est cochée. Une configuration dans l'administration permet de modifier le montant fixe, au besoin.
Recalculer la distance et le cout : Notre client ne souhaitait pas que le recalcul se fasse automatiquement lors d'une modification à une demande comme il le fait normalement. Nous avons donc ajouter l'option de cocher la case lorsque le recalcul est souhaité.
6$ bénévole : Permet d'ajouter un frais fixe de 6$ au remboursement du bénévole pour ce transport.
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Transports
Calendrier des transports
Avec une vue hebdomadaire ou journalière, le calendrier permet de voir rapidement l'ensemble des demandes de transport pour la période choisie.
La légende de statut sert également de filtre, elle permet donc de, par exemple, ne pas afficher les demandes traitée pour voir uniquement celles pour lesquelles un travail reste à faire.
À partir du calendrier, il est possible de voir les informations de la demande, modifier le statut, assigner un bénévole ou cliquer pour voir la demande complète.
Transports
Gestion des tarifs
Types de tarifs
Plusieurs configurations différentes au niveau des tarifs ont été nécessaire afin de correspondre aux besoins de notre client :
1. Tarifs fixe à l'intérieur d'une même ville
Avoir une configuration qui permet d'avoir un tarif fixe pour l'intérieur des villes différent pour le client, le bénévole et les 17 payeurs.
2. Tarifs différents si le transport est de type médical ou social
Pouvoir gérer un tarif fixe différent si le type de transport est médical ou social.
3. Tarifs au kilométrage pour les payeurs organismes pour les villes extérieures
Pouvoir gérer le coût au kilométrage pour les transports extérieurs avec possibilité d'avoir des montants différents pour les 17 payeurs.
4. Tarifs pour les clients au kilométrage fixe, par ville, + arrondissement manuelle pour les transport extérieures
Prévoir une configuration pour la facturation des clients. Un kilométrage fixe de ville à ville avec un arrondissement manuel.
Nous avons bâti un tableau qui permet de choisir une ville et de remplir pour chaque autre ville de la région desservie du CAB, le kilométrage fixe, entre les deux.
5. Tarifs au kilométrage pour tout autres transports
Prévoir une configuration pour un tarif au kilométrage, pour chaque ville, dans le cas où le point de rendez-vous est dans une ville qui n'est pas mentionné dans la charte où si la charte n'est pas rempli pour ces villes.
Ajustements complexes aux tarifs
En plus de la charte de tarifs de base, note client avait besoin de plusieurs ajustements complexes très spécifiques au niveau des tarifs.
1. Tarifs spéciaux pour un payeur défini
Une facturation spéciale a été demandé pour tous les transports dont le payeurs est ''Les Éclaireurs''
Un 3$ du montant total doit être chargé au client et le reste de la facture doit être chargé au payeur ''Les Éclaireurs''
2. Tarifs spéciaux pour un point de rendez-vous défini
Tous les transports dont le point de rendez-vous est Vallée Moisson doivent être facturés 7$ au client et le reste à Vallée Moisson directement.
3. Surplus fixe pour les transports extérieurs qui ne sont pas médicaux
Pouvoir ajouter un 6$ fixe de surplus sur la facturation d'un client dont le transport est de type social et dont le point de rendez-vous est à l'extérieur de sa ville.
4. Surplus pour les commissions multiples
Pouvoir ajouter un montant fixe de 6$ si le client fait une demande de transport de type social et où il doit faire plusieurs arrêts.
5. Pouvoir indiquer lorsque l'on souhaite un recalcul de la distance et du coût lors d'un changement
Par défaut, notre système recalcul toujours le kilométrage et le coût lors d'un changement à une demande de transport. Ce n'était pas quelque chose qui était souhaité par ce client qui en avait besoin quelques fois mais pas toujours. Nous avons ajouter l'option d'indiquer au système lorsqu'il est souhaité de recalculer la distance et le coût.
Gestion des tarifs
Services offerts
L'option des services offerts permet d'ajouter 100% des services rendus par l'organisme ainsi que le nombre d'heures de bénévolat rattaché à chaque service. Cela permet ensuite de générer les statistiques annuelles sur le nombre d'actions bénévoles effectué ainsi que le nombre d'heures de bénévolat.
Services offerts
Services offerts (Actions bénévoles)
Vous pouvez facile ajouter un service rendu en indiquant les clients qui ont reçu le service et les bénévoles qui l'ont effectué.
Vous pouvez également ajouter le nombre d'heures, le nombre d'actions bénévoles totale, les autres personnes rejointes (si pas membre de l'organisme) et même le kilométrage, s'il y a lieu. Les services peuvent être offert à des clients, sans bénévole ou être rendu par des bénévoles, sans client (Cuisiner les repas, par exemple)
Les services peuvent être classés par catégories et sous-catégories. L'organisme peut facilement ajouter des catégories, sous-catégories et services, par elle-même.
Par exemple :
- Catégorie : Administration
- Sous-Catégorie : Conseil d'administration
- Service : Rencontre du CA
Services offerts
Statistiques
Les statistiques des actions bénévoles offrent 3 grosses catégories de statistiques dans lesquelles nous retrouvons plusieurs autres filtres afin de répondre à tous les besoins en statistiques.
Pour chaque sélection, il est possible d'avoir un PDF du graphique et des données pour les filtres actifs.
Par période
Dans la sélection par période, nous retrouvons les filtres suivants :
- Choix de la période : Cette semaine, la semaine passée, ce mois-ci, le mois dernier, cette année, l'année passée
- Catégorie : Avoir le nombre d'action et le nombre d'heures pour la catégorie Administration pour la période choisie
- Sous-catégorie : Avoir les statistiques pour le conseil d'administration, pour tous les services
- Par services : Avoir le nombre d'heures pour les rencontres du CA, pour la période choisie
- Statistiques des clients
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
- Statistiques des bénévoles
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
Par services
Dans la sélection par services, nous retrouvons les filtres suivants :
- Catégorie : Voir uniquement les statistiques de tous les services de cette catégorie
- Sous-catégorie : Voir uniquement les statistiques des services de cette sous-catégorie
- Par services : Voir les statistique d'un service en particulier
- Statistiques des clients (pour le(s) service(s) choisi(s))
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
- Statistiques des bénévoles (pour le(s) service(s) choisi(s))
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
Par trimestre
Dans la sélection par période, nous retrouvons les filtres suivants :
- Choix du trimestre
- Catégorie : Avoir le nombre d'action et le nombre d'heures pour la catégorie Administration pour le trimestre choisi
- Sous-catégorie : Avoir les statistiques pour le conseil d'administration, pour tous les services
- Par services : Avoir le nombre d'heures pour les rencontres du CA, pour la période choisie
- Statistiques des clients (pour le trimestre choisi)
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
- Statistiques des bénévoles (pour le trimestre choisi)
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
Rapports
Rapports Standards
Rapports Standards
Horaire hebdomadaire de la livraison de la popote
Permet d'avoir, sur papier, l'horaire hebdomadaire des chauffeurs et baladeurs pour la popote roulante.
**Les noms des bénévoles ont été masqués**
Besoins de repas chauds
Permet de connaître la quantité nécessaire, pour chaque plat du menu, pour répondre à toutes les commandes de la semaine.
Besoins de repas congelés
Ce rapport donne le cumulatif de chaque plat congelé commandé afin de pouvoir préparer les commandes pour une journée ou pour une semaine, selon la sélection.
Rapports
Rapports personnalisés
Rapports personnalisés
Rapport de raccompagnement par programme
Le rapport de raccompagnement par programme permet, selon une plage de dates choisies, de sortir la liste complète des transports qui sont payés par un des 17 payeurs organisme (programme). Il permet d'avoir le montant total à facturer au payeur en plus de détailler ce montant par client.
*Les noms des clients et des lieux qui permettaient d'identifier un client ont été masqués.
Rapport de raccompagnement par client
Le rapport de raccompagnement par clients permet de connaître le montant à facturer à tous les clients qui ont reçu le service de transports au moins une fois pendant la période choisie (plages de dates variables).
**Les noms des clients et des bénévoles ont été masqués.**
Cumulatif de la conciliation des bénévoles
Un rapport qui permet de voir le montant à rembourser aux bénévole pour une période choisie.
Cela regroupe les accompagnements transport ainsi que les livraisons de repas de la popote.
Ce rapport permet d'avoir tous les montants dans un même fichier.
**Les noms des bénévoles ont été masqués**
Liste de livraison personnalisée
Nous avons reproduit la liste de livraison qui était utilisé par les bénévoles avant la mise en place de la plateforme.
- format hebdomadaire
- identification du repas (1, 2 ou 3)
- Séparation des clients par région
- Cumulatifs dans le bas
*Les informations des clients (Nom, adresse, téléphone, notes) ont été masqués
Rapports
Page rapports
Choix des colonnes
Il est possible de choisir les colonnes désirées dans le rapport excel en les sélectionnant dans la section champs. Chaque petit rectangle bleu représente une colonne dans le fichier excel.
Exemple
Il est possible de, par exemple, sortir un rapport avec seulement les champs prénom, nom et courriel des clients.
**Notez que les noms et courriels sont fictifs**
Filtres
Selon le type de rapport souhaité, nous offrons plusieurs options de filtre :
- Plage de dates
- Statut
- Point de rendez-vous
- Municipalité
- Client
- Bénévoles
- Date de naissance
- Services
- Etc.
Remboursement aux bénévoles
Bénévoles des transports
Nous avons bâti un système qui permet de rapidement voir les montants à rembourser à un bénévole pour une période choisie (Ce mois-ci, le mois dernier ou dates personnalisées)
Il faut simplement sélectionner le bénévole et la période et l'ensemble des transports effectués par le bénévole affichera dans le bas avec toutes les valeurs. Il est possible de modifier une donnée simplement en cliquant dessous.
Plusieurs actions possibles :
- Indiquer les transports qui ont été remboursés
- Modifier les valeurs (en cliquant dessus)
- Ajouter un montant payé par le client (conserver ou non par le bénévole)
- Exporter en Excel ou en PDF
Bénévoles de la popote roulante
Le même système est utilisé pour les remboursements des chauffeurs pour la livraison de la popote roulante.
Il faut simplement sélectionner le bénévole et la période. Toutes les livraisons effectuées par le chauffeur pendant cette période afficheront, dans le bas.
Le montant à rembourser, pour chaque livraison, se calcul en fonction des clients qui sont sur la route (kilométrage total) et de l'indemnisation configurée pour chaque route.
Plusieurs actions possibles :
- Indiquer les livraisons qui ont été remboursées
- Modifier les valeurs (en cliquant dessus)
- Exporter en Excel ou en PDF
Bons de commande
Un bon de commande est créé automatiquement lors de la création d'une demande de transport ou d'une commande de repas chauds ou congelés. Pour la facturation mensuelle, les bons de commandes se mettent à jour automatiquement si une demande de transport s'ajoute, dans le même mois ou si une journée dans la commande de repas chauds est annulée. À la fin du mois, le bon de commande est prêt à être générer en facture.
Bons de commande
Liste des bons de commande
La liste des bons de commande permet de voir la totalité des bons créés avec les informations de base : # du bon de commande, nom du client, payeur, mois, montant à facturer, le service et le statut
À partir de la liste il est possible de faire des actions groupées comme générer les factures ou modifier les statuts.
Système de recherche
Le système de recherche permet de filtrer les bons de commande par client, service, payeur, période ou statut.
Il est donc facile de générer toutes les factures des bons de commande pour le mois dernier, en même temps.
Bons de commande
Les bons de commandes
Chaque service a un bon de commande différent pour correspondre à ses besoins.
Facturation
Facture
Liste des factures
La liste des factures présente la totalité des factures avec un système de recherche permettant de les filtrer selon certains critères : client, département, payeur, méthode de paiement, méthode d'envoi, période.
En sélectionnant plusieurs factures, il est possible de faire des actions groupées telles que :
- Modifier le statut
- Envoyer les factures par courriel (Envoie d'un seul coup à tous les clients qui ont un courriel valide)
- Imprimer les factures (un gros PDF regroupant les factures sélectionnées)
- Supprimer les factures
**Les noms des clients ont été masqués**
La facture
à l'intérieur d'une facture il est possible de voir tous les détails :
- Nom du client
- Département
- Dates de facturation et d'échéance
- Montant de la facture et le solde à payer
- Statut de la facture
- Les détails
- Les paiements
- Les notes
Paiements et remboursements
Sur chaque facture il est possible de faire des paiements ou de faire des remboursements totaux ou partiels.
Stats et Logs
Statistiques
Statistiques
Notre système récolte les statistiques en temps réel et permet de sortir des fichiers PDF avec les graphiques des statistiques pour :
- Les clients
- Les bénévoles
- Les transports
- Les commandes de repas
- Les actions bénévoles
Stats et Logs
Logs des modifications
Notre page Logs des modifications permet de voir l'historique des modifications dans un dossier client, dossier bénévole ou de voir les actions effectués par un employé depuis la création du dossier ou pour une période précise.
Administration
Gestion de l'intranet