Étude de cas
Montréal
Les défis
du CAB
Notre force chez Géant du Web, c'est le sur mesure !
Clients et Bénévoles
Beaucoup d'ajustement dans les fiches
Membership
Développement d'un module de membership pour les clients
Rapports et recherche
Ajout de beaucoup de filtres personnalisés
Popote roulante
nombre de repas illimité par jour
Tableau de bord
Le tableau de bord est la page d'accueil de l'intranet, il contient les éléments suivants :
- Graphiques de statistiques
- Liste des demandes de transport en attente de traitement
- Nombre de bénévoles avec vérifications expirées
- Liens rapides vers les formulaires (nouveau client, nouvelle demande de transport, etc.)
- Logs de modifications en temps réel
- Accès au menu qui permet d'accéder à toutes les autres pages de l'intranet.
Clients
Liste et fiche
Ajustements
Nous avons fait plusieurs ajustements sur les maquettes des clients afin de répondre à tous les besoins du CAB.
Client Inactif
Lorsqu'un client passe du statut Actif à Inactif, il est possible d'inscrire la date d'inactivité ainsi qu'un motif.
Langues et origine
Nous avons ajouter le champs langue qui permet d'ajouter plusieurs langues parlés par le client ainsi que le champ Origine qui permet de choisir le pays d'origine, dans le menu déroulant.
fonction et ressources
Nous avons ajouté des champs texte Fonction et Ressources pour que le CAB puisse mettre une information personnalisée, pour chaque client.
Voiture
Pouvoir indiquer si le client possède une voiture ou non. Lorsque Oui est coché, pouvoir mettre les informations sur l'immatriculation.
Pas de reçu d'impôts
Pouvoir indiquer les clients qui ne souhaitent pas recevoir de reçu d'impôts.
Anonymat
Pouvoir indiquer les clients qui souhaite garder l'Anonymat.
Situation familiale et Référencement
Pouvoir choisir, dans des menus déroulants, la situation familiale du client ainsi que les informations sur son référencement au CAB.
Type de revenu et Occupation
Pouvoir sélectionner, dans un menu déroulant, le type de revenu et l'occupation du client.
Type de maladie
Pouvoir sélectionner, dans un menu déroulant, si le client à un type de maladie.
Code d'entrée
Sous l'adresse, nous avons ajouté un champ Code d'Entrée, qui permet de mettre le code d'entrée de la résidence, au besoin.
Membership
Nous avons développé un module de membership avec facturation automatique. Tous les memberships expirent le 31 mars de chaque année. Lors de l'adhésion d'un client, l'équipe du CAB peut choisir de charger le 10$ annuel sur la prochaine facture ou sur le 1er Avril.
Le CAB met ensuite la date d'expiration du membership, le 31 mars de cette année ou le 31 mars de l'année suivante pour les facturation au 1er Avril.
Le membership se met automatiquement inactif à la date d'expiration.
Clients
Volets services
Permet d'ajouter toutes les informations pertinentes pour le service de transport.
Ces informations afficheront dans le formulaire de transport lorsque ce client sera sélectionné.
Permet d'ajouter toutes les informations pertinentes sur le service de popote roulante. La route de livraison, les allergies du client, s'il est diabétique ou non, Note pour la popote qui affiche sur la liste de livraison des repas, etc.
Le volet proche aidant permet de laisser des informations sur le proche aidé, comme son lien avec son proche aidant et son type de maladie.
Il est également possible d'entrer les informations sur le proche aidant afin de compiler les statistiques de genre et d'âge, nécessaire, pour ce volet.
La plus importante partie du volet est de pouvoir ajouter des services rendus au proche aidant (répit, soutien psychosocial, etc). L'historique des services se trouvent juste en dessous et peut être consultée, en tout temps.
Bénévoles
Liste et fiche
Ajustements
Statuts
Nous avons ajouter plusieurs statuts à la fiche du client pour répondre au besoin du CAB. En plus d'Actif et inactif, nous avons configuré les statuts suivants :
- Dossier incomplet
- En attente de la Loi 25
- Réfugié
Nous avons également ajouter un statut complémentaire à sélectionner dans un menu déroulant, juste en dessous du statut de la fiche.
Membre votant
Lorsqu'un bénévole devient membre de l'organisme, nous avons ajouter l'option de sélectionner s'il est un membre votant ou non votant.
Langue parlée et Origine
Il est possible d'ajouter une ou plusieurs langues parlée par le client et de sélectionner son pays d'origine.
Fonction et ressources
L'équipe du CAB peut maintenant ajouter des informations personnalisées pour les champs Fonction et Ressource dans la fiche du bénévole.
Voiture
Pouvoir indiquer si le bénévole a une voiture et si oui, ajouter les informations sur l'immatriculation.
Pas de reçu d'impôts
Pouvoir indiquer lorsque le bénévole ne doit pas recevoir de reçu d'impôts.
Anonymat
Pouvoir indiquer si le bénévole souhaite garder l'anonymat.
Situation familiale et Référencement
Pouvoir choisir, dans un menu déroulant, la situation familiale du bénévole et le type de référencement vers le CAB.
Type de revenu et occupation
Pouvoir sélectionner, dans un menu déroulant, le type de revenu et l'occupation du bénévole.
Popote
Menu
Menu saisonnier à la semaine
Le menu saisonnier à la semaine permet de créer un menu sur plusieurs semaines qui se répète pendant toute la saison.
Le CAB peut gérer les repas disponibles pour chaque journée de chaque semaine. Les bons repas seront affichés dans la commande de repas, en fonction de la date et du menu.
Sélection des repas
Afin de répondre aux besoins de l'équipe du CAB, chaque journée de menu permet de sélectionner, par défaut, 6 repas différents avec la possibilité d'en ajouter plus, au besoin.
L'équipe peut donc ajouter un nombre illimité de repas pour chaque jour du menu. Le système doit donc adapter la commande et le bon de commande s'il y a 6 repas, s'il y en a 12 ou s'il y en a 32.
Popote
Horaires
Les horaires permettent d'assigner un chauffer (et un baladeur, si désiré) pour chaque journée de livraison de chaque route.
Pour les chauffeurs qui font toujours les mêmes livraisons, il est possible de mettre des récurrence pour qu'ils soient automatiquement assignés, chaque semaine. Advenant un congé, il est possible d'assigner un autre bénévole, le système demandera si c'est un remplacement ou un changement permanent.
Il est possible d'envoyer les listes de livraison, par courriel, au chauffeur ou de les télécharger. D'autres téléchargements sont offerts tels que les besoin de repas, ou les étiquette.
Popote
Routes de livraison
Le système des routes de livraison permet d'assigner tous les clients de la popote roulante sur différentes routes. Le client peut ajouter un nombre illimité de routes et ajouter le nombre de clients qu'il souhaite sur chacune d'entre elles.
Chaque route peut ensuite être optimisée par Google Map dans le but d'avoir un trajet avec le moins de kilométrage possible.
Le client a toujours la possibilité de modifier l'ordre manuellement si la proposition de Google ne lui convient pas.
En fonction de la configuration des routes, le système créera automatiquement les listes de livraison en fonction des commandes et des absents, pour chaque livraison.
**Notez que les noms et adresses sur les maquettes sont des données fictives**
Popote
Plats chauds et congelés
Popote
Commandes de repas congelés
Pour ce CAB, les commandes de repas congelés sont exceptionnellement liées à un menu. Ce sont des commandes hebdomadaires manuelles.
Inventaire
Grâce à l'inventaire des repas, il n'est pas possible de commander plus de repas que ce qu'il y a en stock.
Les repas en rupture d'inventaire affichent en gris et ne sont pas commandables.
Lors de l'ajout de quantité, le chiffre change de couleur lorsqu'il atteint la quantité en stock.
Lors de l'annulation d'une commande, les quantités des plats annulées, retournent automatiquement dans l'inventaire.
Allergènes
Lors de la sélection d'un client, si celui-ci a des allergies qui sont compatibles avec les allergènes des plats, une alerte affiche à côté du nom du plat, indiquant qu'on ne doit pas commander ce repas pour ce client.
Fruits
Avec les commandes de repas congelés, les clients peuvent également commander des fruits.
Dans la commande, sous les repas de chaque journée, nous avons ajouter la possibilité d'ajouter une quantité de fruits.
Dans l'administration de l'intranet, nous avons ajouté une configuration qui permet de gérer le montant à facturer par fruits.
Transports
Liste des demandes
Permet de voir toutes les demandes de transport créées avec la possibilité de les filtrer selon plusieurs critères grâce au moteur de recherche.
Les demandes sont affichées dans la couleur de leur statut afin de voir rapidement l'état de la situation.
À partir de la liste des demandes, il est possible d'assigner un bénévole, de modifier le statut, d'ajouter une note ou de cliquer pour voir la demande complète.
Transports
Demande de transport
Création d'une demande de transport
Lors d'une création d'une demande de transport, vous pouvez remplir le formulaire pour ajouter toutes les informations pertinentes. Voici les étapes :
- Sélection du client dans le menu déroulant
- Fiche informative du client sélectionné apparaît à droite avec toutes ses informations.
- Inscription de l'adresse de départ (Domicile du client par défaut)
- Sélection du point de rendez-vous dans un menu déroulant ou inscription manuelle.
- Sélection de la date et de l'heure du rendez-vous avec possibilité de prévoir le retour.
- Ajout de récurrence, si applicable. (Permet de créer l'ensemble des demandes de transport pour un même client pour tous les jours sélectionnées entre les dates choisies).
- Choix du motif du transport et ajout de notes, au besoin.
- Assignation du bénévole
- Kilométrage et coût qui sera facturé au client ainsi que celui qui sera remboursé au bénévole.
- Possibilité d'envoyer les informations au bénévole, par courriel.
- Panneau post-transport à remplir lorsque le transport a été effectué.
Transports
Calendrier des transports
Avec une vue hebdomadaire ou journalière, le calendrier permet de voir rapidement l'ensemble des demandes de transport pour la période choisie.
La légende de statut sert également de filtre, elle permet donc de, par exemple, ne pas afficher les demandes traitée pour voir uniquement celles pour lesquelles un travail reste à faire.
À partir du calendrier, il est possible de voir les informations de la demande, modifier le statut, assigner un bénévole ou cliquer pour voir la demande complète.
Transports
Gestion des tarifs
Tarifs fixes par point de rendez-vous
Afin de correspondre à la chartre de tarifs utilisées par le CAB, nous avons modifier notre système de points de rendez-vous, qui permet normalement uniquement d'ajouter des points de rendez-vous pour pouvoir les sélectionner dans les transports.
Nous avons ajouter, dans chaque point de rendez-vous, la possibilité d'ajouter un kilométrage fixe et un tarif.
Lors de l'ajout d'un nouveau point de rendez-vous, il est possible d'ajouter les valeurs directement.
Nous avons modifier le système qui calcul le kilométrage et le coût pour aller chercher les valeurs dans le gestionnaire des points de rendez-vous plutôt que dans la charte des tarifs prévue à cet effet.
Services offerts
L'option des services offerts permet d'ajouter 100% des services rendus par l'organisme ainsi que le nombre d'heures de bénévolat rattaché à chaque service. Cela permet ensuite de générer les statistiques annuelles sur le nombre d'actions bénévoles effectué ainsi que le nombre d'heures de bénévolat.
Services offerts
Services offerts (Actions bénévoles)
Vous pouvez facile ajouter un service rendu en indiquant les clients qui ont reçu le service et les bénévoles qui l'ont effectué.
Vous pouvez également ajouter le nombre d'heures, le nombre d'actions bénévoles totale, les autres personnes rejointes (si pas membre de l'organisme) et même le kilométrage, s'il y a lieu. Les services peuvent être offert à des clients, sans bénévole ou être rendu par des bénévoles, sans client (Cuisiner les repas, par exemple)
Les services peuvent être classés par catégories et sous-catégories. L'organisme peut facilement ajouter des catégories, sous-catégories et services, par elle-même.
Par exemple :
- Catégorie : Administration
- Sous-Catégorie : Conseil d'administration
- Service : Rencontre du CA
Services offerts
Statistiques
Les statistiques des actions bénévoles offrent 3 grosses catégories de statistiques dans lesquelles nous retrouvons plusieurs autres filtres afin de répondre à tous les besoins en statistiques.
Pour chaque sélection, il est possible d'avoir un PDF du graphique et des données pour les filtres actifs.
Par période
Dans la sélection par période, nous retrouvons les filtres suivants :
- Choix de la période : Cette semaine, la semaine passée, ce mois-ci, le mois dernier, cette année, l'année passée
- Catégorie : Avoir le nombre d'action et le nombre d'heures pour la catégorie Administration pour la période choisie
- Sous-catégorie : Avoir les statistiques pour le conseil d'administration, pour tous les services
- Par services : Avoir le nombre d'heures pour les rencontres du CA, pour la période choisie
- Statistiques des clients
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
- Statistiques des bénévoles
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
Par services
Dans la sélection par services, nous retrouvons les filtres suivants :
- Catégorie : Voir uniquement les statistiques de tous les services de cette catégorie
- Sous-catégorie : Voir uniquement les statistiques des services de cette sous-catégorie
- Par services : Voir les statistique d'un service en particulier
- Statistiques des clients (pour le(s) service(s) choisi(s))
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
- Statistiques des bénévoles (pour le(s) service(s) choisi(s))
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
Par trimestre
Dans la sélection par trimestre, nous retrouvons les filtres suivants :
- Choix du trimestre
- Catégorie : Avoir le nombre d'action et le nombre d'heures pour la catégorie Administration pour le trimestre choisi
- Sous-catégorie : Avoir les statistiques pour le conseil d'administration, pour tous les services
- Par services : Avoir le nombre d'heures pour les rencontres du CA, pour la période choisie
- Statistiques des clients (pour le trimestre choisi)
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
- Statistiques des bénévoles (pour le trimestre choisi)
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
Rapports
Rapports Standards
Horaire hebdomadaire de la livraison de la popote
Permet d'avoir, sur papier, l'horaire hebdomadaire des chauffeurs et baladeurs pour la popote roulante.
**Les noms des bénévoles ont été masqués**
Exportation des routes en PDF
Dans chaque route, pour chaque journée, il est possible d'exporter la route en PDF. Le rapport affiche l'image de la carte avec les points de chaque client dessus. La liste des clients affichent à gauche avec leur rang respectif et leurs informations personnelles.
Exportation des remboursements aux bénévoles des transports
Il est possible d'exporter en excel ou en PDF le rapport de remboursements pour un bénévole faisant de l'accompagnement transport.
Exportation des remboursements des bénévoles de la popote roulante
Il est possible d'exporter en PDF ou excel, le rapport de remboursement pour un chauffeur effectuant de la livraison pour la popote roulante.
Exportation des bons de commande en PDF
Il est possible d'exporter le bon de commande en PDF pour tous besoins nécessitant le montant dû pour la semaine en cours, avant de générer la facture. La facturation pour ce CAB est une facturation hebdomadaire pour les repas congelés.
Exportation des statistiques
Il est possible d'exporter en PDF les graphiques de statistiques se trouvant dans la page Exporter des statistiques.
La page offre des statistiques sur les clients, bénévoles, demandes de transport, popote roulante et les actions bénévoles.
Rapports
Rapports personnalisés
Liste de livraison des repas congelés
Nous avons créer une liste de livraison identique à celle que l'équipe du CAB utilisait.
Comme les repas à livrer sont identifiés avec des étiquettes, il n'était pas nécessaire d'indiquer quoi livrer pour chaque client sur la liste de livraison. Elle comprend principalement les coordonnées de chaque client et les notes pour la livraison.
** Les informations personnelles ont été masquées.**
Étiquettes pour livraison des repas
Nous avons conçu un rapport PDF, pour la livraison des repas de la popote roulante, qui permet d'imprimer directement sur des étiquettes. Les étiquettes sont ensuite collées sur les plats à livrer. Chaque étiquette contient le nom du client, son adresse, son numéro de téléphone, la journée de livraison, ses restrictions alimentaires et sa route.
Le rapport se met automatiquement à jour, en fonction des livraison de la journée.
Nous avons également ajouté le rapport des étiquettes dans la page rapport avec plusieurs filtres, si l'équipe souhaite, par exemple, envoyer des cartes de fête aux clients nés en janvier, ils pourront exporter les coordonnés des clients et coller les étiquettes sur chaque carte.
** Les informations des clients ont été masquées.**
Rapports
Page rapports
La page rapport permet de créer des rapports excels personnalisés pour une multitude d'options :
Les clients
Il est possible de sortir un rapport pour tous les clients ou de filtrer selon les critères suivants :
- Date de naissance : Entre telle et telle date
- Mois de naissance
- Municipalité
- Type de client : Actif, ou Inactif
- Services utilisés
Soldes dûs
Il est possible de sortir le rapport pour tous les clients ou de choisir un client spécifique.
Il est également possible de filtrer par service.
Étiquettes
Le rapport d'étiquette permet de sortir une liste d'étiquette contenant le nom et les coordonnées des clients.
Il est possible de filtrer selon certains critères :
- Date de naissance (entre telle et telle date)
- Mois de naissance
- Municipalité
- Type de client (actif ou inactif)
- Services utilisés
- Route de livraison
Les bénévoles
Il est possible de sortir un rapport pour tous les bénévoles ou de les filtrer par :
- Date de naissance : entre telle et telle date
- Mois de naissance
- Langue parlée
- Genre
- Référencement
- Occupation
- Origine
- Situation familiale
- Type de revenu
- Statut
- Municipalité
- Type de bénévole : Actif ou Inactif
- Membre
- Voiture
- Pas de reçu d'impôts
- Membre votant ou non votant
- Anonymat
- Disponibilités : seulement les bénévoles disponible le lundi, par exemple.
- Services
Demandes de transport
Pouvoir sortir la liste complète de toutes les demandes de transport. Il est également possible de filtrer par :
- Date de demande
- Cette semaine
- Semaine dernière
- Ce mois-ci
- Mois dernier
- Dates personnalisées
- Point de rendez-vous
- Municipalité
- Covoiturage
- Statut
- Client
- Bénévole
Commande de repas congelés
Il est possible de sortir un rapport pour les commandes de repas chauds ou congelés et de filtrer la liste par :
- Date de la commande
- Cette semaine
- La semaine dernière
- Ce mois-ci
- Le mois dernier
- Dates personnalisées
- Route de livraison
- Client
- Statut
Conciliation bénévoles
Pour la conciliation bénévole il faut absolument choisir une période : Ce mois-ci, le mois dernier ou des dates personnalisées.
Il est ensuite possible de filtrer par :
- Type : popote roulante ou transport
- Bénévole
Bons de commande
Les filtres pour le rapport des bons de commande sont :
- Par date : Ce mois-ci, le mois dernier ou des dates personnalisées
- Par client
- Par type (service)
Factures
Le rapport des factures peut être filtré :
- Par date : Ce mois-ci, le mois dernier ou des dates personnalisées
- Par client
- Par service
Actions bénévoles
Le rapport des actions bénévoles permet de filtrer selon plusieurs critères :
- Date : Cette semaine, la semaine dernière, ce mois-ci, le mois dernier, cette année, l'année dernière et dates personnalisées.
- Catégorie : Seulement les actions pour la catégorie Administration, par exemple.
- Sous-Catégorie : Voir seulement les actions de la sous-catégorie Conseil d'administration (dont Administration est la catégorie principale)
- Service : Voir seulement les actions pour le service Rencontre du CA (Qui se trouve dans la catégorie Administration et la sous-catégorie Conseil d'administration)
- Client : Voir la liste des services reçus par un client.
- Bénévole : Voir la liste des actions bénévoles effectuées par un bénévole en particulier.
Remboursement aux bénévoles
bénévoles des transports
Nous avons bâti un système qui permet de rapidement voir les montants à rembourser à un bénévole pour une période choisie (Ce mois-ci, le mois dernier ou dates personnalisées)
Il faut simplement sélectionner le bénévole et la période et l'ensemble des transports effectués par le bénévole affichera dans le bas avec toutes les valeurs. Il est possible de modifier une donnée simplement en cliquant dessous.
Plusieurs actions possibles :
- Indiquer les transports qui ont été remboursés
- Modifier les valeurs (en cliquant dessus)
- Ajouter un montant payé par le client (conserver ou non par le bénévole)
- Exporter en Excel ou en PDF
bénévoles de la popote roulante
Le même système est utilisé pour les remboursements des chauffeurs pour la livraison de la popote roulante.
Il faut simplement sélectionner le bénévole et la période. Toutes les livraisons effectuées par le chauffeur pendant cette période afficheront, dans le bas.
Le montant à rembourser, pour chaque livraison, se calcul en fonction des clients qui sont sur la route (kilométrage total) et de l'indemnisation configurée pour chaque route.
Plusieurs actions possibles :
- Indiquer les livraisons qui ont été remboursées
- Modifier les valeurs (en cliquant dessus)
- Exporter en Excel ou en PDF
Bons de commande
Un bon de commande est créé automatiquement lors de la création d'une demande de transport ou d'une commande de repas chauds ou congelés. Pour la facturation mensuelle, les bons de commandes se mettent à jour automatiquement si une demande de transport s'ajoute, dans le même mois ou si une journée dans la commande de repas chauds est annulée. À la fin du mois, le bon de commande est prêt à être générer en facture.
Bons de commande
Liste des bons de commande
La liste des bons de commande permet de voir la totalité des bons créés avec les informations de base : # du bon de commande, nom du client, payeur, mois, montant à facturer, le service et le statut
À partir de la liste il est possible de faire des actions groupées comme générer les factures ou modifier les statuts.
Système de recherche
Le système de recherche permet de filtrer les bons de commande par client, service, payeur, période ou statut.
Il est donc facile de générer toutes les factures des bons de commande pour le mois dernier, en même temps.
Facturation
Facture
La liste des factures présente la totalité des factures avec un système de recherche permettant de les filtrer selon certains critères : client, département, payeur, méthode de paiement, méthode d'envoi, période.
En sélectionnant plusieurs factures, il est possible de faire des actions groupées telles que :
- Modifier le statut
- Envoyer les factures par courriel (Envoie d'un seul coup à tous les clients qui ont un courriel valide)
- Imprimer les factures (un gros PDF regroupant les factures sélectionnées)
- Supprimer les factures
**Les noms des clients ont été masqués**
Stats et Logs
Statistiques
Administration
Gestion de l'intranet